10 wskazówek, jak napisać skutecznego e-maila do klientów!

23 wrz 10 wskazówek, jak napisać skutecznego e-maila do klientów!

E-mail marketing jest wciąż jednym z najczęściej wykorzystywanych sposobów docierania do potencjalnych klientów. Wysyłanie informacji o promocjach czy nowych produktach może skutkować zwiększeniem obrotów, jednak, aby tak się stało, klient musi otworzyć i przeczytać otrzymaną korespondencję.

Jak zatem powinien wyglądać dobrze napisany e-mail?

1. Tytuł

Dobry tytuł to podstawa, ponieważ jest pierwszą rzeczą jaką widzi odbiorca. Powinien on brzmieć interesująco i zachęcać do przeczytania reszty wiadomości.

Według badań przeprowadzonych przez freshmail.pl, aż 35% odbiorców otwiera wiadomość tylko ze względu na jej temat, a aż 69% oznacza e-mail jako spam nawet go nie otwierając!

Jak długi powinien być tytuł?

Najważniejsze, by tytuł maila miał sens. Dlatego od razu warto podawać konkrety – nieprzychylnie odbierane jest lanie wody. Użytkownik nie może mieć wątpliwości co do tego, czego dotyczy przesłana do niego wiadomość. Na ekranie komputera w polu tematu wyświetla się ok. 60 znaków, na ekranie telefonu zaś – ok. 30. Najlepiej więc zmieścić się w tym przedziale lub przynajmniej umieścić najważniejsze informacje na początku.

Czego powinieneś unikać?

Przede wszystkim wystrzegaj się słów charakterystycznych dla spamu, ponieważ filtry poczty mogą uznać Twoją wiadomość za masową reklamę. Jakie to słowa? Np. “Gratis!”, “Bezpłatnie”, “Tanio”, “Rabaty”, “Wyprzedaż!” itd. Należy także wystrzegać się wielkich liter i nagromadzenia znaków interpunkcyjnych np. WYPRZEDAŻ!!!

Co może przyciągnąć uwagę?

Według badań klienci częściej klikają w maile zawierające liczby, jakieś konkretne dane np. „Branża nieruchomości – zainwestuj 100 tysięcy, zyskasz 8% w skali roku”. Dobrze sprawdza się także obietnica wręczenia klientowi czegoś ciekawego np. “Dziękujemy za zakupy! Mamy dla Ciebie prezent… “ czy odpowiedź na nurtujące pytania i problemy np.: „Jak zrobić oryginalny tort, który zachwyci wszystkich gości?”

2. Personalizacja

E-maile, które wyglądają tak, jakby były przeznaczone specjalnie dla konkretnego odbiorcy, a nie wysyłane masowo, otwierane są znacznie częściej!

Zbierz dane o swoich klientach i wprowadź je do programu pocztowego, by automatycznie spersonalizować wiadomości.

Np. „Cześć {imię},
Czy widziałaś już naszą nową, jesienną kolekcję?”

3. Podzielenie listy mailingowej

Zastanów się, do jakiej grupy kierujesz swoje produkty – jeśli sprzedajesz ubrania, e-mail o nowych sukienkach nie zainteresuje mężczyzn, tak samo promocja na garnitury nie trafi do kobiet. Starsze osoby nie będą zainteresowane nowymi deskorolkami czy hulajnogami, a młodzi kijkami do nordic walkingu. Podzielenie swojej listy mailingowej może pochłonie trochę czasu, ale z pewnością wpłynie na lepsze dopasowanie produktu do klienta i tym samym – zwiększy liczbę otwarć e-maili i przełoży się na wyższą sprzedaż.

4. Odpowiedni czas wysyłki

Wysyłając e-maile w środku nocy, masz mniejsze szanse, że zostaną one kiedykolwiek przeczytane. Aby wiedzieć, która godzina będzie odpowiednia, powinieneś stworzyć personę klienta i zastanowić się, kiedy może on przeglądać swoją pocztę – w godzinach porannych przed pracą, a może wieczorem? Staraj się nie wysyłać wiadomości w godzinach obiadowych czy w czasie, kiedy Twoi klienci mogą dojeżdżać do pracy. W badaniu przeprowadzonym przez Hubspot stwierdzono, że e-maile wysyłane we wtorki są chętniej otwierane niż te dostarczone w pozostałe dni. Większość badanych wiadomości została otwarta w tygodniu między 10:00 a 12:00.

5. Dostosowanie do każdego wyświetlacza

Smartfony wypierają komputery i laptopy i to zazwyczaj na nich przeglądamy swoją pocztę. Zadbaj więc o to, by wysyłane przez ciebie wiadomości odpowiednio wyświetlały się na każdym urządzeniu – zarówno stacjonarnym, jak i mobilnym. Rozjechany, nieczytelny tekst czy nachodzące na siebie grafiki skutecznie odstraszą odbiorcę, który szybko zamknie Twoją wiadomość i więcej do niej nie wróci.

6. Kontakt z klientem

Staraj się, aby wiadomości od Ciebie nie brzmiały jak pisane przez automat. Większość klientów chce czuć, że mają z Tobą i Twoją firmą jakąś więź oraz że pisze do nich człowiek – nie robot. Wystrzegaj się więc używania utartych formułek i schematów np. “Dbając o najwyższą jakość naszych usług…” czy zbyt formalnego języka. Oczywiście należy pamiętać o zachowaniu form grzecznościowych i dostosować poziom “luzu” do relacji z klientem i rodzaju prowadzonej przez Ciebie działalności. Dobrze jest także podpisać swojego maila imieniem np. Ania z (nazywa sklepu) – zwiększy to zaufanie klienta, ponieważ będzie czuł, że napisała do niego żywa osoba, a nie bot.

7. Formatowanie tekstu

Niezależnie od tego, czy tworzysz post na media społecznościowe, wpis na swoją stronę czy e-mail do klienta – musisz pamiętać o tym, by był czytelny, odpowiednio sformatowany. Ściana tekstu od razu zniechęci do czytania! O czym zatem powinieneś pamiętać?

• Podziale na akapity – przyjmuje się, że najdłuższy akapit powinien mieć maksymalnie 4 linijki.
• Wyróżnieniach w tekście: pogrubieniach, podkreśleniach – pokazuj to, co jest najbardziej istotne w Twoim komunikacie. Odbiorcy najczęściej szybko skanują tekst, nie wczytując się w jego treść, tylko zatrzymując wzrok na wyróżnionych elementach, dlatego od razu po takim skanowaniu powinni wiedzieć, co dla nich przygotowałeś.
• Braku przesady – nie umieszczaj w mailu kilku migoczących napisów, GIF-ów, pogrubień co drugie słowo i grającej w tle muzyczki – taki chaos wystraszy odbiorcę i sprawi, że zamknie on wiadomość od Ciebie w przeciągu sekundy! Wiadomość musi być czytelna, a ilość dodatków przyciągających wzrok stonowana.
• Zachowaniu zasad ortografii i interpunkcji – nie ma nic gorszego niż wiadomość pełna błędów. Taki e-mail tylko zniechęci potencjalnego klienta i sprawi, że będzie on postrzegał firmę jako mało profesjonalną.

8. Wezwanie do działania (call to action)

Bardzo ważne jest wskazanie na końcu wiadomości, czego oczekujemy od klienta. Może być to zachęta do zakupu, pobrania e-booka, skorzystania z rabatu itd.

Każdy e-mail powinien zakończyć się zachętą do kontaktu np. “Chętnie odpowiemy na Twoje pytania!”

9. Linki zamiast załączników

Twoi odbiorcy nie będą chcieli pobierać wysłanych przez Ciebie załączników – pochłania to dodatkowy czas oraz miejsce w telefonie/na laptopie, a pobrane pliki trzeba później usuwać. Zamiast załączników wyślij linki do materiałów, które chcesz pokazać klientowi. Jest dużo większe prawdopodobieństwo, że wtedy je otworzy.

10. Kiedy wysyłać wiadomości?

Nie zarzucaj klientów wiadomościami od Ciebie, ponieważ szybko wypiszą się z Twojej listy mailingowej. Powinieneś wysyłać e-mail maksymalnie raz w miesiącu.
W jakich sytuacjach warto przypomnieć o sobie klientom?

• Kiedy dwukrotnie odwiedzili Twoją stronę bez złożenia zamówienia – świadczy to o dużym zainteresowaniu produktem lub usługą, którą oferujesz. To dobry moment, by zachęcić do zakupu.
• Kiedy włożyli coś do koszyka i nie dokonali zakupu – w wiadomości przypomnij nie tylko o produktach wybranych przez klienta, ale także zasugeruj podobne do nich, które również znajdują się w Twojej ofercie. Zwiększy to szanse za zakup!
• Kiedy nie robili u Ciebie zakupów od dłuższego czasu – warto o sobie przypomnieć i ofiarować przy okazji rabat czy bon upominkowy, by klient do Ciebie powrócił.
• Kiedy przygotowałeś ciekawą ofertę lub wprowadziłeś nowe produkty/usługi. 

Podsumowanie

Komunikacja e-mailowa to wciąż aktualny i skuteczny sposób na pozyskanie klientów i zwiększenie sprzedaży. Zasady wysyłania wiadomości się jednak zmieniają, a oferty przypominające reklamy i krzyczące z daleka o rabatach nie są już zachęcające, a wręcz przeciwnie – od razu trafiają do spamu. Klienci są coraz częściej świadomi i wyczuleni na nachalne promowanie produktów i usług, dlatego powinieneś cały czas śledzić trendy i udoskonalać wysyłane przez Ciebie wiadomości. Wdrożenie w życie opisanych w powyższym artykule zasad z pewnością wpłynie na większe zainteresowanie wysyłanymi przez Ciebie e-mailami a tym samym – na zwiększenie sprzedaży!